Hoe kan een organisatie ´in control zijn´ en tegelijkertijd ruimte bieden voor de professional? Dit dilemma speelt in veel organisaties. Het blijkt dat deze twee elkaar juist kunnen versterken! De dynamiek die wendbare organisaties met zich meebrengt vraagt om omgaan met onzekerheid en daar heb je professionals bij nodig!
Twee definities van ‘in control zijn’
De economische definitief van in control zijn, is de ‘resource based view of the firm’. Het (in de toekomst) kunnen inzetten van productiemiddelen, zoals arbeid en kapitaal. Die ervoor moeten zorgen dat de continuïteit van de organisatie gewaarborgd is. Dit is het type control zoals een accountant naar een organisatie kijkt.
De tweede vorm van control staat haaks op de eerste definitie van control. Dat is namelijk de mogelijkheid om als organisatie aan te passen aan de veranderende omgeving. Het doel van in control zijn is om te overleven.
Aanpassingsvermogen zorgt voor continuïteit
Ondernemingen die een strakke vorm van control toepassen kunnen minder snel reageren op veranderingen en zijn daarmee minder in control of zelfs ‘out of control’ (Strikwerda, 2012). De paradox is dat wanneer een organisatie minder strakke controle systemen heeft zich beter kan aanpassen en daardoor beter in control is.
De eerste definitie is daarmee in lijn met het COSO raamwerk. Het COSO raamwerk wordt door de accountant gehanteerd om een inschatting te maken over de interne en externe mate van control. Echter vanuit een bestuurskundig (ondernemers) perspectief biedt het een beperkte mogelijkheid om adequaat te kunnen reageren op veranderingen. Hier zit dan ook het misverstand dat professionele ruimte en control elkaar niet kunnen versterken.
“het in control van de accountant is een noodzakelijke, maar niet voldoende voorwaarde om als onderneming in control te zijn” (Strikwerda, 2012)
Professionele ruimte (empowerment)
Professionele ruimte is een breed begrip, desalniettemin wordt er vaak wel direct begrepen wat er met de term bedoeld wordt. Zeker wanneer de woorden omgedraaid worden, ruimte voor de professional. Het gevoel dat voortkomt uit een tekort aan professionele ruimte is namelijk voor mensen merkbaar. Dit kan zijn doordat men ervaart dat er een beperking van de regelruimte of een beperking in de beslissingsrechten van medewerkers is. Dit leidt uiteindelijk tot een verminderd gevoel van invloed (cirkel van invloed), geklaag en daarmee tot een verlaging van de motivatie. Duidelijk een place not to be, als je het mij vraagt.
Sensing en Sense-making
‘Voldoende’ professionele ruimte kan ervoor zorgen dat medewerkers innovatief zijn, een groot probleem oplossend vermogen hebben en meedenken in het belang van de organisatie. Empowerment zorgt daarmee voor ‘sensing’ en ‘sense-making. Medewerkers voelen beter aan wat er binnen de organisatie speelt, met als gevolg dat ze erop kunnen handelen (proactief). Ze beschikken daarmee over een belangrijk gereedschap om in control te zijn: aanpassingsvermogen! Dat is immers nodig om de continuïteit van de organisatie te waarborgen!
Informatie superioriteit
Het Amerikaanse leger hanteert het begrip informatie superioriteit. Operationele – uitvoerende medewerkers beschikken als eerste over informatie (eerstelijns informatie). Onder tijdsdruk dient de beslissingsbevoegdheid zo laag mogelijk in de organisatie te liggen, letterlijk bij de frontlinie medewerkers. Het toebedelen van beslissingsrechten is belangrijk om deze informatie te gebruiken en in te zetten voor de organisatie. Dat betekent dat er voldoende vertrouwen in het handelen van de uitvoerende en operationele medewerkers moet zijn! Het verzamelen van informatie door hogere echelons vertraagt het proces en vergroot de kans dat belangrijke informatie verloren gaat (het ongewilde, maar bijna niet uit te sluiten effect van informatie filtering).
Empowerment creëren, volg deze 9 stappen:
+ Om ervoor te zorgen dat uitvoerende eenheden kunnen handelen in het belang van de organisatie dienen ook op uitvoerend niveau strategische doelen bekend te zijn (missie en visie);
+ Er dient duidelijkheid te zijn over de hiërarchie van de waarden binnen de organisatie (volgorde van leidende principes/kernwaarden);
+ Er dienen heldere doelstellingen te zijn;
+ Informatie dient met elkaar gedeeld te worden (informatie toegankelijkheid). Dit creëert interne transparantie. Daarmee is er tevens sprake van panoptische control. Men weet dat de keuzes die ze maken door organisatieleden te zien zijn (soort van sociale controle). Dat stelt men in staat direct feedback te geven/ontvangen, waardoor het lerend vermogen wordt verhoogd;
+ De werking van de organisatie (globale transparantie) moet voor de organisatieleden bekend zijn. Hierdoor is men ervan bewust dat ze onderdeel zijn van een schakel van activiteiten;
+ Prestatiemeting zorgt ervoor dat men kan zien waar resultaten geboekt worden (belangrijk is dat er geen afrekencultuur is, maar een lerende cultuur);
+ De organisatie dient te beschikken over kenmerken van de organische organisatie (en niet die van een mechanistische organisatie);
+ Investeren in mensen zorgt ervoor dat professionele ruimte toeneemt. Dit vergroot de vaardigheden van medewerkers waardoor tevens het (zelf)vertrouwen toeneemt – zie ook het model over professionele ruimte ;
+ Veilig voelen: Het gebruik van informatietechnologie wordt steeds makkelijker en voordeliger. Hierdoor kan informatie tegen relatief lagere kosten voor organisatieleden beschikbaar worden gesteld. Vaak stuit informatiedeling echter nog op weerstand (informatiemonopolie).
Bronnen:
Adler & Borys (1996): Two Types of Bureaucracy: Enabling and Coercive. Administrative Science Quarterly, 41(1), 61-89.
Strikwerda, J. (2012): Empowerment: hoe professionele ruimte te combineren met in control zijn. Holland/Belgium Management Review, 29 (145): 2-10.
Laten we samen zorgen voor de nodige professionele ruimte. De eerste stap is durven het onderwerp van professionele ruimte op tafel te leggen. De twee stap is daarmee beseffen dat je ergens voor verantwoordelijk bent. Ook al was het lekker veilig dat de manager de knopen doorhakt en de beslissingen maakt.
Zie ook de blog van FNKE over Holacracy. Ik denk dat onderstaande quote veelzeggend is over het wel of niet pakken van je professionele ruimte.
“Alles wat de directie bedacht was waardeloos, daar scheld je de hele dag op en ik zou het wel beter weten maarrr ik had er niks over te zeggen. Lekker veilig”