Na het lezen van het boek een werkweek van 4 uur, kwam ik erachter dat dat wat in het boek verteld wordt ook van toepassing is op verenigingen en organisaties. Ik focus mij in deze blog op verenigingen, omdat ik daar het voorbeeld al zelf deels heb toegepast (daar kwam ik achter tijdens het lezen van het boek).
Het boek hanteert 4 principes – DEAL – Definitie – Elimineren – Automatiseren – Vrijheid (Liberation). Hierin schuilt wellicht ook de oplossing voor verenigingen. Samen met een nieuwe kijk op control kan het wellicht een opening zijn om het tekort van bestuursleden en de vergrijzing van kaderleden (bestuursleden) te verminderen en verjonging en continuïteit te verbeteren.
Geen opvolgers?
Het probleem bij verenigingen is vaak dat er enkele mensen zijn die de kar trekken. Voor deze mensen zijn vaak geen opvolgers te vinden….. en nu?
Drempel 1: de functiezwaarte nodigt niet uit om in te stappen. Je hebt immers naast je normale baan al tijd tekort. Drempel 2: de opvolg(s)ter is ook niet snel gevonden waardoor je je schuldig voelt om weg te gaan (en dus langer zal blijven).
Van beide drempels heb ik kennis genomen, maar geen enkele drempel heeft mij ervan weerhouden om iets wel of niet te doen. Ik leg in deze blog uit hoe je ervoor kan zorgen dat bestuurstaken en vrijwilligerswerk weer behapbaar wordt, zonder dat het als een ‘oneindige verplichting’ voelt.
Stap 1: draag een gezamenlijk doel uit
Wat is het doel van de vereniging, waar wil de vereniging naartoe. Een ambitieuze visie motiveert! Niemand wil tenslotte energie steken in iets wat op dreigt te houden met bestaan. Als bestuur kan je een gedragen visie en kernwaarden uitdragen die voor de hoofdpijlers van de vereniging zorgen. Dit geeft richting voor de vrijwilligers en weten ze wat er van hun verwacht wordt. Wees niet te vaag, maar ook zeker niet te concreet. Stel de communicatie van het bestuur in op de ‘wat vraag’ en niet op de ‘hoe vraag’ (tenzij uitvoering tegen de kernwaarden van de vereniging ingaat).
Stap 2: elimineer onnodige taken
Dit klinkt misschien als een open deur. Stel jezelf de vraag of de vereniging vooruit kan zonder het zelf uitvoeren van een taak. Doe niet aan een te lange termijn planning. Dit is vaak te groot om te behappen. Zet zaken op de agenda (stel 1 x in de 5 a 10 jaar een meerjarenonderhoudsplan vast) en werk met projecten van 3-6 tot max. 12 maanden. Dat is simpelweg beter te behappen voor mensen en hiervoor vind je ook eerder mensen die bereid zijn om hun steentje bij te dragen! Denk dus in kleine projectjes.
Cancel soms een vergadering als er geen belangrijke punten te bespreken zijn of meld je een keer af als je denkt dat het voor jou niks toevoegt. Hierdoor wordt het geen verplichting en heeft de vergadering toegevoegde waarde als je er wel bij bent.
Stap 3: automatiseer (indirecte) activiteiten
Zelf heb ik de incasso en verzendingen van de lidmaatschappen uitbesteed aan de landelijke bond. De redenen hiervoor zijn, geld, tijd en kwaliteit (en geen zin om politieagentje te spelen, ook een hele belangrijke).
Geld – de uitbesteding door een grote speler kan veel kosten efficienter en effectiever uitgevoerd worden.
Tijd – tijd van vrijwilligers is waardevol, zet het daarom alleen in voor zaken die direct bijdrage aan de vereniging. Administratie en betalingen doen zijn duidelijk geen kerntaken van een vereniging, sportplezier en het organiseren van activiteiten daarentegen wel.
Kwaliteit – vrijwilligers zijn niet op alle vlakken kundig, dat kan ook niet en dat hoeft ook niet! Toch zie je vaak dat iemand een extra taak oppakt, omdat het anders blijft liggen. Kwaliteit kunnen leveren is als vrijwilliger even belangrijk als voor een professional. Zorg ervoor dat vrijwilligers waardering krijgen voor de dingen die ze doen i.p.v. hun stinkende best doen en toch geklaag te horen! Dat is duidelijk een no go, ook al kost het geld, besteed het uit!
Vrijwilligers (en hun motivatie) zijn waardevoller dan euro’s! Wil je het rationeler aanpakken, besluit dan voor welk bedrag je vrijwilligerstaken uitbesteedt (of automatiseert).
Stap 4: zorg dat je gemist kan worden
In de Nederlandse cultuur klinkt het raar als je zegt “ik doe mijn werk dusdanig dat ik gemist kan worden”. Dat betekent namelijk dat je niet meer nodig bent in het proces. Wil je meer mensen bij de vereniging betrekken en wil je met de huidige vrijwilligers ontlasten zorg dan dat je gemist kan worden.
Wellicht klinkt dit paradoxaal, maar ‘kan worden’ betekent niet, gemist moet worden. Zorg dat je als bestuurslid niet overal toestemming voor hoeft te geven (financieel bijvoorbeeld), maar stel kaders. Vrijwilligers kunnen zaken zelf regelen tot bijvoorbeeld € 100, – zonder toestemming (met gebruik van hun eigen gezond verstand) (professionele/vrijwilligers ruimte). Geef ze het vertrouwen dat ze het goed kunnen regelen en de ruimte om het uit te voeren. Hierdoor halveert de tijd die je in dergelijke (vanaf nu onnodige) activiteiten stopt en neemt het zelfvertrouwen en zelforganiserend vermogen van vrijwilligers toe.
Hier zit bij mij de crux, soms moet ik mij er gewoon niet mee bemoeien, even geen mening hebben en gewoon laten gebeuren. Gaat het toch fout? Fouten maken mag als het vanuit de goede bedoeling gedaan is. Probeer niet alles te controleren (verantwoording achteraf blijft belangrijk). Wat blijkt, het gaat prima!
stap 5: zorg voor nieuwe aanwas
Ik heb in het begin 2 drempels genoemd. Drempel 1: functie zwaarte, die hebben we inmiddels opgelost, echter drempel 2: schuldgevoel om langer te blijven hebben we nog niet behandeld.
De verenigingscultuur dient er één te zijn van open staan voor nieuwe mensen. Vertrouw erop de nieuwe leden ook kunnen besturen, durf dan je plek af te staan aan een ander. Dit laatste proces is niet binnen een paar weken op te lossen, maar het is zeker wel iets om over na te denken. Omdat er geen opvolging is, blijft een bestuurder langer, waardoor er geen opvolging is. Zo blijft de cyclus zich herhalen. Ik heb ervoor gekozen om de functie neer te leggen o.a. om ruimte te maken voor een nieuwe bestuurder, die het stokje voor een X periode op wil pakken. Wellicht dat dit een eerste stap is in het zorgen voor nieuwe aanwas.
Denk WIN+WIN
Vrijwilligerswerk en zeker bestuurstaken zijn erg leuk. Je kan wat betekenen voor de vereniging waar je zelf actief betrokken bij bent. Het verenigingsgevoel is bijzonder en bestuurswerk is zeker de ‘moeite’ waard om een keer van te proeven. Waardering komt uit onverwachte hoek en met deze tips hoef je er ook geen dagtaak van te maken. Denk dus WIN+WIN!
Als dit iets voor je is, lees dan het boek, er zijn overigens ook tweedehands versies en Engelse versies te vinden voor minder geld. Het doel is niet om maar 4 uur te werken per week (voor een vereniging mag dat flink minder zijn). De concepten nodigen wel uit om anders te denken over (be)sturen binnen verenigingen, maar wellicht ook voor organisaties.