Beperkende of faciliterende management control

Management control

Management controle systemen zijn zoals het woord impliceert gericht op controle van werkzaamheden binnen de organisatie. Het zijn alle instrumenten die een organisatie gebruikt om duidelijkheid en kaders te verschaffen. Zo’n set van instrumenten samen wordt een systeem genoemd. Deze zijn naast het zorgen voor het ‘in control zijn’ ook te gebruiken om richting te geven, te faciliteren en om te motiveren!

Beperkende of faciliterende control

Vaak wordt er geklaagd over een bepaald systeem, een set van regels en afspraken die door medewerkers als beperkend worden ervaren. Adler & Borys (1996) gebruiken enabling (faciliterend) en coercive (beperkend) als de twee typologieën om het gebruik van de controle systemen aan te geven.

Controle systemen die gebruikt worden op basis van enabling (ondersteunend & faciliterend) geven richtlijnen voor bepaalde werkprocedures. Dit zijn geen harde procedures, het zijn beste practices. Het laat RUIMTE voor de PROFESSIONAL om naar eigen inzicht zijn of haar werkzaamheden uit te voeren. Het zogenaamde wiel hoeft natuurlijk niet opnieuw uitgevonden te worden.

Een beperkend controle systeem daarentegen is erop gericht dat men de procedures moet volgen. Hier is eigen inbreng niet wenselijk. In deze organisaties zijn doorgaans processen tot in de haarvaten gestandaardiseerd. Dit is vaak gedaan onder het mom van efficiency.

Adler & Borys (1996) leggen uit dat controle systemen kunnen uit 4 kenmerken bestaan:

Flexibiliteit – de vrijheid hebben om mogelijk af te wijken van de standaard. Denk hierbij aan een procedure, die op dat moment niet het gewenste effect heeft. Stap jij als professional dan van de procedure af of volg je het systeem?

Aanpassingsvermogen –  hiermee geven ze aan in welke mate een medewerker in staat is om werkprocedures aan te passen. Denk hierbij aan bepaalde werkprocedures & protocollen.

Interne transparantie -in hoeverre zijn bepaalde processen te begrijpen/inzichtelijk. Denk hier bijvoorbeeld aan een beloningsbeleid.

Globale transparantie – dit gaat over het denken in ketens. In welke mate is de professional onderdeel van de schakel van activiteiten. Bekende termen hierbij zijn, taakje taakje denken, of over de schutting heen gooien.

Beperkende management control

In een beperkend controle systeem zal AANPASSINGSVERMOGEN gebaseerd zijn op het strik naleven van de PROCEDURES. Dit zorgt doorgaans voor een afname van verantwoordelijkheid, kennis en kunde van medewerkers. Bij een beperkend controle systeem is er een grote kans dat er een afwezigheid van (zelf)vertrouwen is.

INTERNE TRANSPARANTIE is gebaseerd op een black box gedachte. Waarbij werkzaamheden afgevinkt moeten worden. Kennis wordt gelimiteerd tot een need to know basis.

GLOBALE TRANSPARANTIE is beperkt door het denken in hokjes. Het alleen oplossen van een eigen taak en niet denken in het belang van de organisatie. Deze sub-optimalisatie kan schadelijke gevolgen hebben voor de organisatie.

FLEXIBILITEIT is afwezig bij een beperkende management control systeem. Zelf nadenken & eigen keuzes maken kan hier doorgaans niet gewaardeerd worden. De systemen zorgen voor de nodige veiligheid en wanneer het fout gaat ligt het doorgaans aan het SYSTEEM.

Bovenstaande elementen verkleinen de professionele ruimte van medewerkers met als gevolg een verlaging van de INTRINSIEKE MOTIVATIE en in het ergste geval demotivatie en frustratie.

Ondersteunende/faciliterende management control

Het is mogelijk om de verschillende instrumenten (o.a. budgetten / procedures) te behouden, echter door ze net even op een andere manier te gebruiken kunnen ze als faciliterend (en prettig) ervaren worden.

HERKEN jij voorbeelden van de 4 kenmerken en wil je hier meer over weten, neem dan contact op met Control & Motivate! SAMEN vergroten we de professionele ruimte binnen jouw organisatie!

%d bloggers liken dit: