De 4 principes die je helpen motivatie binnen je organisatie te verhogen

Hieronder staan de 4 principes nodig waaraan je kan toetsen of een organisatie een management controle systeem heeft dat motiveert of juist demotiveert. De 4 principes stammen af van de een casestudie naar kopieerapparaten. Maar voordat ik je meer vertel over management control en motivatie. Kijk even naar het fragment van de politieagent over het protocol huiselijk geweld, klik op de afbeelding. Het fragment duurt ongeveer 2 minuten. De politieagent vertelt o.a. waarom hij het prettig vindt om werkafspraken te hebben.

Politie, einde van de managerManagement control systeem & de 4 principes:

Een management control systeem is eigenlijk niks meer en niks minder dan een verzameling van instrumenten die een organisatie gebruikt om de organisatie te sturen. De laatste tijd wordt er steeds meer geschreven over zelfsturende teams en het vergroten van de professionele ruimte. Dit kan! Als we met elkaar gebruik maken van de 4 principes die Adler & Borys (1996) beschrijven. Uit hun onderzoek (casestudie bij Xerox)  is gebleken dat er 2 type controle systemen zijn: beperkende (coercive) en ondersteunende (enabling), Gebruikmakende van onderstaande principes:

– aanpassingsvermogen

– flexibiliteit

– interne transparantie

– globale transparantie

Xerox

Xerox zag de noodzaak om vanuit deels kostenoverwegingen de apparaten anders te gaan ontwerpen. Het doel om een foutloos, storingsloos kopieerapparaat te ontwerpen bleek namelijk onmogelijk. Ze konden echter wel een apparaat ontwerpen waar zelfs ‘door een aap’ problemen opgelost kon worden. Althans, dit was de manier waarop ze reclame maakte.

Usability

Vanwege de toegenomen functies van de apparaten en de mogelijkheid van storingen bedachten ze een manier waarop de gebruiker de (meest voorkomende) meldingen zelf kon oplossen. Ze gingen hiermee ontwerpen op gebruiksvriendelijkheid (usability).

Dit voorkwam dat het kopieerapparaat voor langere tijd onbruikbaar was, maar ook dat er geen (dure) service monteurs naartoe hoefde te komen. De gebruiker was vanaf nu zelf in staat om de melding op te lossen (probleemoplossend vermogen nam toe).

Wanneer de gebruiker wordt vertrouwd om met hulp van het apparaat de meldingen op te lossen ontstaat er een vorm van faciliteren/ondersteunen. Het apparaat geeft aan waar de storing zit, wat te doen op en welke handelingen nodig zijn om dit op te lossen. Het ontwerp werd dusdanig dat voor de gebruiker veel zaken toegankelijk en inzichtelijk waren. Geen black boxes meer.

Denk hierbij aan het scherm aan de voorzijde, maar ook bij het aanpassen van de instellingen in het systeem. Ze zorgden er hierdoor niet voor dat het aantal foutmeldingen drastisch afnam, maar dat de storingen als een minder groot ‘probleem’ werden ervaren. Immers, de gebruiker werd bijgestaan door het apparaat bij het oplossen van de foutmelding. Met als resultaat o.a. minder frustratie bij foutmeldingen, minder ‘downtime’ en meer gebruiksgemak. Hieronder de 4 principes met voorbeelden uit organisaties

Aanpassingsvermogen:

Procedures zijn vaak best practices, maar zijn ze nog wel up to date? Hoe zit het met de visie van de organisatie, heb je daar invloed op? Aanpassingsvermogen is nodig om alleen al het gevoel van betrokkenheid en invloed te verhogen. Het geeft ook ruimte voor verbetervoorstellen vanuit de organisatie .

Uiteraard kan het nog steeds zijn dat je toestemming dient te vragen/ te overleggen als je een procedure wil veranderen. Zo heeft een politieteam in noodhulp afgeschaft (wettelijke taak van de politie) en er context gedreven werken voor ontworpen. Met als resultaat een betere score op de verschillende belangrijke prestatie indicatoren zoals aanrijtijden.

Flexibiliteit

Kan je van een werkprocedure afstappen indien jij, als professional, ziet dat het niet bijdraagt aan het gewenste resultaat. Heb jij de professionele ruimte om die inschatting te maken? Hiervoor is overigens kennis en kunde erg belangrijk, maar onderschat (zelf)vertrouwen niet.

Interne transparantie

Om bovenstaande uit te kunnen voeren is het nodig dat je begrijpt hoe werkprocessen, systemen en andere processen in elkaar steken. Dingen moeten begrijpelijk en inzichtelijk zijn. Zo ook de werking van het kopieerapparaat.

Globale transparantie

Weten wat je rol is binnen een organisatie is een voorwaarde die geldt bij een goede samenwerking. Denk met elkaar mee en denk niet in functies of taken, maar denk ik rollen. Hoe kan jouw rol een bijdrage leveren aan de organisatie?

Wanneer er een gebrek aan bovenstaande is, dan kan het controle systeem aangemerkt worden als minder ondersteunend/beperkend. Grote kans dat er over het ‘controle systeem’ geklaagd wordt en dat er wrijving ontstaat. Duidelijk een bron van negatieve energie en demotivatie.

Benieuwd wat Control & Motivate voor jouw organisatie kan betekenen?